Tietosuoja

Tietosuojaseloste

Fodelia Retail Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) (jäljempänä Tietosuoja-asetus) mukainen tietosuojaseloste koskien asiakkailta kerättäviä tietoja.

REKISTERINPITÄJÄ

Fodelia Retail Oy (jäljempänä ”Fodelia Retail” tai ”Rekisterinpitäjä”)
Y-tunnus: 1732469-3
Tuotetie 1
92930 Pyhäntä

ASIAKASPALVELU

Fodelia Retail Oy

• asiakaspalvelu@fodeliaretail.fi
• p. 075 325 8316 (Puhelun hinta määräytyy liittymäsopimuksesi perusteella, pelkkä pvm/mpm.)

TIETOSUOJAVASTAAVA

Riikka Wulff
Toimitusjohtaja
Fodelia Retail Oy
p. 040 777 8299
riikka.wulff@fodeliaretail.fi

1. Yleistä

Fodelia Retail käsittelee Fodelia Retailiin kuuluvien tuotteiden verkkosivuilla palautelomaketta käyttävien henkilöiden (jäljempänä “Asiakas”) henkilötietoja Tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Täyttämällä palautelomakkeen Asiakas antaa Fodelia Retailille luvan käsitellä kyseisen Asiakkaan henkilötietoja alla olevien määräysten mukaisesti ja antaa Fodelia Retailille luvan tallentaa tiedot rekisteriin.

2. Henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen antaminen on sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Henkilötiedot saadaan suoraan Asiakkaalta.

Fodelia Retail käsittelee Asiakkaan henkilötietoja:

• täyttääkseen sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutensa;
• noudattaakseen lakisääteisiä velvollisuuksiaan;
• vaateiden ja oikeudellisiin menettelyihin;
• tietojenhallinnan mahdollistamiseksi, palvelujen tuottamiseksi ja henkilöasiakassuhteiden hoitamiseksi; sekä

Fodelia Retailin liiketoiminnan suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi. Lisäksi Fodelia Retail analysoi ja tekee markkina- ja mielipidetutkimuksia ja käsittelee asiakaspalautteita.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat sopimuksen täytäntöönpano, lakisääteinen velvoite tai oikeutettu etu. Palvelun toteuttamiseen käytettävien tietojen käsittely perustuu sopimuksen täytäntöönpanoon, lakisääteisten velvollisuuksien täyttämisessä, kuten kirjanpitovelvollisuuksien noudattamisessa, käytettävien tietojen käsittely lakisääteiseen velvoitteeseen ja markkinointitarkoituksissa käytettävien tietojen käsittely muille kuin Fodelia Retailin nykyisille asiakkaille oikeutettu etuun.

Yhteydenpitoa varten (palautteiden ja reklamaatioiden käsittely ja niihin vastaaminen) käsittelemme asiakkaittemme nimi- ja yhteystietoja. Asiakassuhteen tai yhteydenoton perusteella Fodelia Retaililla on oikeus käsitellä Asiakkaan tietoja. Tietojen avulla voimme varmistaa Asiakkaan henkilöllisyyden, vastata viesteihin, tarjota Asiakkaan haluamaa palvelua ja kehittää palveluamme. Henkilötietojen käsittelyn käytänteet koskevat henkilötietoja, jotka Asiakas on antanut Fodelia Retailille täyttäessään palautelomakkeen.

Käsittelemme Asiakkaan seuraavia tietoja:

• nimi;
• osoitetiedot;
• puhelinnumero;
• sähköpostiosoite;
• muut tiedot, jotka asiakas antaa palautteen/reklamaation yhteydessä, kuten palautteen kohteena olevan tuotteen ja sen ostopaikan tiedot.
• Rekisteri sisältää ainoastaan käyttäjän itse antamia tietoja. Henkilötietoja tarvitaan palautteen käsittelyyn.

3. Tietojen luovutus

Fodelia Retail saattaa luovuttaa Asiakkaan tietoja myös kolmannelle osapuolelle tai toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli siitä on erikseen Asiakkaan kanssa sovittu. Näitä kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi käyttämämme valtuutetut palveluntarjoajat. Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan luovuttaa Tietosuoja-asetuksen sallimissa rajoissa esimerkiksi Fodelia Retailin yhteistyökumppaneille ja alihankkijoille, jotka liittyvät osana Fodelia Retailin toimintaan.

Käytämme tiettyjä palveluita osana omaa palveluamme ja verkkosivuillamme työkaluja, joiden palveluntarjoajat saattavat sijaita myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Fodelia Retail suhtautuu tietosuojaan ja -turvallisuuteen vakavasti ja on ottanut käyttöönsä sopimuksellisia, teknisiä ja organisatorisia menetelmiä ja suojakeinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi organisaatiossa ja sen kumppaniverkostossa.

4. Säilytysaika

Fodelia Retail säilyttää henkilötietojasi ainoastaan lain salliman enimmäisajan ja ainoastaan niin kauan, kun se on tarpeellista Fodelia Retailin palveluiden tarjoamiseksi sopimuksen mukaisesti tai niin kauan, kun laki sitä edellyttää.

5. Asiakasrekisterin tarkoitus

Asiakasrekisteriä käytetään tilausten käsittelyyn ja toimittamiseen, asiakkuuden hallinnointiin, analysointiin ja kehittämiseen sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Lisäksi tietoja voidaan käyttää Rekisterinpitäjän markkinointiin.

6. Asiakasrekisterin suojaus

Fodelia Retailin asiakasrekisteriä säilytetään pelkästään sähköisesti. Rekisteri on teknisesti suojattu palomuurein ja salasanoin. Rekisteriä käyttävät ainoastaan ne henkilöt, joiden toimenkuvaan rekisterin käyttö kuuluu. Jokaisella rekisteriä käsittelevällä henkilöllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Rekisterin käyttöoikeuksia myöntää ja valvoo Fodelia Retailin tietosuojavastaava Riikka Wulff. Asiakasrekisterin tietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamista ja kehittämistä varten.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat, rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyyntö on maksuton kerran vuodessa ja se tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitettuna Fodelia Retailin tietosuojavastaavalle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos Rekisteröidyn tiedoissa on virheitä tai ne ovat puutteellisia, Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia häntä koskevan tiedon poistamista niiltä osin, kuin ne eivät sisällä tietoa, joka on viranomaisvalvonnan osalta säilytysvelvollisuuden piirissä. Tietosi poistetaan, jos käsittelylle ei ole enää olemassa laillista perustetta.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada toimittamansa tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiseen järjestelmään, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tehdään automatisoidusti.

Vastustamisoikeus

Fodelia Retail voi käsitellä Rekisteröidyn henkilötietoja sopimuksen perusteella osana liiketoimintaa, mikäli käsittely ei loukkaa Rekisteröidyn henkilötietojen suojaa. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Jos Rekisteröity esimerkiksi kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai jos käsittely on lainvastaista, Rekisteröity voi rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä, jolloin Fodelia Retail ei pääsääntöisesti käsittele Rekisteröidyn tietoja muuten kuin säilyttämällä tiedon.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointia varten ilmoittamalla siitä Fodelia Retailin tietosuojavastaavalle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hän katsoo, ettei Fodelia Retail toimi Tietosuoja-asetuksen mukaisesti käsitellessään Asiakkaan henkilötietoja.

8. Muutokset tietosuojaan

Fodelia Retail pidättää oikeudet mahdollisiin muutoksiin.

9. Automaattinen päätöksenteko

Fodelia Retail ei käytä Asiakkaan tietoja automaattiseen päätöksentekoon kuten profilointiin.

10. Tietojen käyttäminen muihin tarkoituksiin

Fodelia Retail ei käytä Asiakkaan tietoja muihin kuin tässä selosteessa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Ilmoitamme Asiakkaalle uusista käyttötarkoituksista ja niiden käsittelyperusteista. Tarvittaessa Fodelia Retail pyytää Asiakkaalta suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn uusia käyttötarkoituksia varten.

11. Tietoturvallisuus

Fodelia Retail käyttää hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä sekä fyysisiä toimenpiteitä muun muassa salaus, palomuurit suojatakseen keräämiään ja käsittelemiään tietoja. Kaikista tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan niin pian kuin mahdollista soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla asiaankuuluville ja tietosuojalainsäädännön niin vaatiessa viranomaisille.

12. Evästeet

Fodelia Retailin internetsivusto käyttää hyödyksi evästeitä. Evästeet ovat tekstimuotoisia tiedostoja, jotka tallennetaan selaimen muistiin. Yksin evästeiden perusteella emme voi tunnistaa asiakasta henkilökohtaisesti. Mikäli asiakas on rekisteröitynyt palveluumme, voimme yhdistää evästeillä kerättyä tietoa ja asiakkaan antamia tietoja. Evästeitä kerätään, jotta sivustoa voidaan kehittää käyttäjäystävällisemmäksi. Evästeitä käytetään lisäksi hyödyksi mm. sivuston rekisteröinti- ja sisäänkirjautumistarkoituksissa. Evästeiden hallinta tapahtuu käyttäjän selainasetuksista. Evästeitä ei käytetä sivustolla, mikäli käyttäjän selainasetukset kieltävät niiden käytön.

Kun asiakas vierailee sivustollamme uudella laitteella tai selaimella, asiakkaalta pyydetään suostumus evästeiden asettamiseen ja käyttämiseen eri käyttötarkoituksiin. Evästetyyppejä on kolme: välttämättömät, analytiikkaan ja käyttökokemukseen sekä mainonnan kohdentamiseen liittyvät evästeet. Suostumus koskee vain evästeitä, jotka eivät ole välttämättömiä palveluiden käyttämiselle.

Evästeet ei ole haitallisia, eikä niistä aiheudu haittaa tietokoneelle, tiedostoille tai internetin käytölle.

Evästeillä kerätään mm. seuraavia tietoja sivuston käyttäjistä:

• IP-osoite
• laitetiedot, kuten selaimen tyyppi ja kieli ja pyyntösi päivämäärä ja aika, ja osoite, josta sivustolle on tultu;
• asetuksesi, kuten kieliasetukset, sivuston ilmoitukset tai hälytykset;
• sijaintisi;
• mitä sisältöä tarkastelet tai millä sivuilla vierailet;
• sivustohakumme avulla tekemäsi haut

Evästeiden poisto ja estäminen

Google Analytics -verkkoanalytiikkapalvelun evästeet voit estää halutessasi selaimeesi asennettavalla lisäosalla. Muut evästeet voit poistaa tai estää käyttämäsi verkkoselaimen asetuksista. Fodelia Retail ei takaa sivuston täysmittaista toimivuutta, mikäli asiakas estää evästeiden käytön sivustolla.
Hyödynnämme verkkosivuillamme käytön analysoimisessa Hotjar palvelua. Hotjarin yksityisyydensuojaa koskevat tiedot löydät täältä: https://www.hotjar.com/privacy. Mikäli et halua, että Hotjar tallentaa tietojasi, voit valita selaimen asetuksista kohdan “Do Not Track”.

13. Tietosuojavastaava

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Fodelia Retaililla ja Tietosuoja-asetuksen perustuvien Asiakkaan oikeuksien käyttämisestä antaa Fodelia Retailin tietosuojavastaava:

Riikka Wulff
Toimitusjohtaja
Fodelia Retail Oy
p. 040 777 8299
riikka.wulff@fodeliaretail.fi